A mudança do olhar sobre a educação a partir das tecnologias digitais da informação e comunicação (TDIC) promoveu não apenas a revolução digital da sala de aula mas sobre a necessidade de otimização do tempo da gestão escolar para os processos pedagógicos, haja visto a grande defasagem nos saberes e a necessidade de diversas formas de trabalho para promoção da recomposição das aprendizagens entre os estudantes. A facilidade em promover formação e encontros virtuais para tratar de temas e projetos diversos da rede de ensino ou mesmo internas da unidade escolar esbarra sobre o entojo docente em estar diante de uma tela por horas enquanto muitas vezes divide a atenção com tantas outras atividades. Assim, a partir de um relato de experiência, propomos a reflexão sobre instrumentos que podem auxiliar o dia a dia e são soluções alternativas diante da falta de um sistema robusto (ou mesmo simples) que facilite o atendimento às demandas burocráticas e pedagógicas que lhe são dirigidas. A alimentação de uma agenda virtual sincronizada pode poupar tempo e facilitar a comunicação com pais de estudantes. Os documentos compartilhados em nuvem podem ser acessados de diferentes lugares. O calendário virtual torna as datas e ações da escola ainda mais presentes. Os registros virtuais facilitam a busca por informações da rotina escolar, tão viva e sem roteiros fixos. Atrelar ferramentas tecnológicas a rotinas administrativas permitem que haja ganhos a médio e longo prazos, de forma incontestável, conferindo à gestão a marca de modernidade, eficiência e controle para se “gastar energia” com aquilo que realmente é o papel mais importante: o pedagógico. Tal movimento permitiu que houvesse mais tempo e possibilidades de acompanhamento temporal sobre processos de aprendizagem, além de nova motivação para servidores que se reinventaram, pois a tecnologia lhes parecia distante pela falta de conhecimento e/ou orientação.